Minimalna luksemburska– instrukcja zgłaszania delegowania pracowników mobilnych krok po kroku
Maleńki Luksemburg podążając za przykładem swoich znacznie większych sąsiadów – Francji i Niemiec wprowadził płacę minimalną oraz obowiązek zgłaszania delegowanych pracowników.
W tym celu Ministerstwo pracy i górnictwa przygotowało platformę e-Detachment, dzięki której można dokonać rejestracji i zgłoszenia planowanych delegacji on-line. Platforma jest znacznie rozbudowana, w związku z tym postanowiliśmy przygotować dla Państwa mini-przewodnik opierając się głównie na instrukcji obsługi platformy dostępnej w języku francuskim. Warto zwrócić uwagę, że platforma nie jest przygotowana stricte pod branżę transportową i pracowników mobilnych, dlatego mamy nadzieję, że Ministerstwo jak najszybciej zwróci na to uwagę, prezentując dogodniejszy sposób zgłaszania pracowników mobilnych, tudzież w ogóle zniesie taki obowiązek dla branży transportowej. Na stronie Wydziału Promocji Handlu i Inwestycji Ambasady RP w Brukseli (jednostka odpowiada za wsparcie polskich przedsiębiorców również na terenie Luksemburga) pojawiła się nawet informacja, że przepisy dotyczące delegowania nie dotyczą transportu, jednak została ona bardzo szybko zdementowana i usunięta.
UWAGA: Należy pamiętać, aby zgłaszać delegację każdorazowo – przed rozpoczęciem pracy (załadunku/rozładunku) na terenie Luksemburga.
Standardowo – zgłaszamy jedynie przewozy międzynarodowe oraz kabotaż. Tranzyt jest wyłączony.
- REJESTRACJA I LOGOWANIE
- platforma e-Detachment dostępna jest pod adresem: https://guichet.itm.lu/edetach/
- wybieramy język – angielski/niemiecki/francuski (dla potrzeb niniejszej instrukcji będziemy posługiwać się językiem angielskim)
- klikamy "Register"
- wypełniamy formularz podając następujące dane. Należy pamiętać, że pola oznaczone gwiazdką (*) są obowiązkowe.
- nazwisko
- imię
- wybieramy kraj
- telefon
- telefon nr 2
- adres e-mail
- powtarzamy adres e-mail
- hasło (hasło musi zawierać co najmniej jeden numer oraz składać się z od 7 do 15 znaków. Należy unikać sekwencji cyfr i liter - to znaczy, liczb w porządku rosnącym lub malejącym, a także liter w kolejności alfabetycznej)
- powtarzamy hasło
- wpisujemy kod potwierdzający
- klikamy "Register"
- platforma automatycznie generuje login. W naszym przypadku jest to mkyhg80
- potwierdzenie otrzymujemy również na podany adres mailowy...
- klikamy w otrzymany link i zostajemy przekierowani na stronę logowania. Należy pamiętać, że link ważny jest tylko 30 dni od pierwszej rejestracji
- wpisujemy wprowadzone w trakcie rejestracji hasło...
- klikamy "Confirm"
- zostajemy przekierowani na platformę e-Detachment...
- REJESTRACJA FIRMY
- klikamy w zielony krzyżyk "NEW COMPANY"
- wypełniamy formularz (nie używamy polskich znaków):
- nazwa firmy
- forma prawna
- NIP
- Kod NACE – wprowadzamy kod 41 : Freight transport by road
- ulica
- numer lokalu
- kod pocztowy
- miasto
- państwo
- imię i nazwisko osoby decyzyjnej (najlepiej tej, która wskazana jest w licencji transportowej)
- stanowisko
- telefon
- adres e-mail
- pomijamy rubryki dotyczące luksemburskiego numeru VAT oraz zaświadczenia z Generalnej Dyrekcji MŚP i Przedsiębiorczości, ponieważ nie dotyczą one usług transportowych
- klikamy "Save" – nasza firma została zapisana na platformie
- REJESTRACJA PRACOWNIKA – dane podstawowe
- pod utworzoną firmą pojawi się zielony krzyżyk, który umożliwi dodanie pracownika delegowanego
- klikamy "New emploee"
- pojawi się karta, w której należy uzupełnić podstawowe dane delegowanego pracownika:
- nazwisko
- imię
- płeć
- data urodzenia (w formacie miesiąc/dzień/rok)
- PESEL
- kwalifikacje: driver - category C + E
- zlecone zadania : driver - category C + E
- wykonywanie zadania: driving - vehicle over 3.5 tonnes
- narodowość
- następnie OD RAZU przechodzimy do zakładki "Documents" - na górze w pasku i dodajemy wymagane dokumenty (po kliknięciu SAVE i zapisaniu profilu kierowcy nie ma już takiej możliwiości)
- REJESTRACJA PRACOWNIKA – dokumentacja
Po kliknięciu w zakładkę "Documents". Wyświetli się lista dokumentów, które należy dodać, jednak Uwaga – obowiązkowo załączamy tylko te z "gwiazdką", czyli:
- A1
- badanie profilaktyczne – wskazanie pracodawcy
- umowa o pracę
- świadectwo kwalifikacji lub w przypadku kierowców z państw trzecich – świadectwo kierowcy
Klikamy "Save" na dole strony. Nasz kierowca zostanie zapisany. Dół strony może się "schować"... Jeżeli nie widzimy dolnych przycisków, spróbujmy na chwilę zmniejszyć ekran wybierając "Ctrl -"
UWAGA: dokumenty powinny być przetłumaczone na język francuski lub niemiecki
- ODZNAKA BADGE SOCIAL DLA PRACOWNIKA
Po zapisaniu danych kierowcy (klikamy Save), platforma umożliwi nam wygenerowanie specjalnej odznaki społecznej dla pracownika. Aby to zrobić wystarczy przejść do zakładki "General" i kliknąć:
a następnie zapisać i wydrukować certyfikat.
UWAGA: Dokument należy wręczyć kierowcy tuż przed rozpoczęciem okresu delegowania!
- PRACOWNIK – rejestrowanie delegacji
Po zapisaniu danych pracownika oraz dokumentów, należy przejść do zarejestrowania delegacji. Pod utworzonym pracownikiem pojawi się kolejny zielony krzyżyk, który umożliwi dodanie delegacji:
- klikamy "New posting" i przechodzimy do wypełniania kolejnej karty:
- data początkowa okresu delegowania
- data końcowa okresu delegowania
(pojawi się informacja odnośnie do długości okresu delegowania w dniach)
- typ świadczonych usług: transport
- w następnych polach należy dodać informacje odnośnie do miejsca delegowania (miejsce załadunku/rozładunku towaru)
- kolejne pole "Construction site name" – nazwa budowy, z oczywistych powodów nie jest obligatoryjne. W tym miejscu można ewentualnie podać nazwę firmy, w której nastąpi załadunek/rozładunek towaru
- wpisujemy adres załadunku/rozładunku – ulica
- numer
- kod pocztowy
- miejscowość
- następnie za pomocą krzyżyka dodajemy pracowników, których zamierzamy delegować
- pojawi się lista, z której wybieramy pracownika/pracowników
- klikamy "Save"
- kolejny krok to podanie szczegółowych danych kontrahenta (firmy/osoby, która będzie nadawcą/odbiorcą towarów. Wybieramy zakładkę Worksowner/Contracting authority (na górze), klikamy +Add
- wybieramy typ odbiorcy usługi: osoba fizyczna/podmiot prawny/partner tymczasowy
- wskazujemy imię, nazwisko osoby odpowiedzialnej oraz formę prawną
- następnie wypełniamy dane adresowe kontrahenta – ulica, numer, kod pocztowy, miasto, państwo
- kolejny krok to podanie namiarów osoby kontaktowej – imię i nazwisko, sprawowana funkcja, numer telefonu
- kolejna zakładka - "Subcontractors" (na górze) dotyczy podwykonawców. Należy ją obowiązkowo wypełnić, jeśli korzystamy z usług podwykonawców, nasza firma jest podwykonawcą (należy wtedy wskazać dane firmy zamawiającej usługę) lub przypadku korzystania z usług pracowników tymczasowych.
- PRACOWNIK – dodawanie dokumentacji miesięcznej
Dokumentację miesięczną możemy dodać zarówno z poziomu pracownika, jak i zgłoszonej delegacji. Platforma będzie wymagać od nas wgrania kart czasu pracy wskazujących początek, koniec i czas dziennego okresu delegowania, potwierdzeń wypłat wynagrodzenia oraz odcinków wypłat za cały okres delegacji (dokumenty wczytujemy tuż po zakończonej delegacji i po wypłacie wynagrodzenia). Stan dokumentacji oraz ewentualne braki możemy śledzić na bieżąco po kliknięciu:
Oczywiście wszystkie dokumenty powinny być przetłumaczone na język niemiecki bądź francuski
- STAWKI– PRZYPOMNIENIE
Na zakończenie warto przypomnieć aktualne stawki wynagrodzenia, które obowiązują na terenie Luksemburga:
– dla osób 18 lat + – bez kwalifikacji – 100% – 11,5525 EUR/godz,
– dla osób 18 lat + – wykwalifikowanych – 120% – 13,8630 EUR/godz.
Adriana Kominowska
Kancelaria Prawna Viggen sp.j.
Niniejszy dokument podlega ochronie prawnej na mocy ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (ustawa z dnia 4 lutego 1994 r., Dz. U. 06.90.631 z późn. zm.)
Add comment